Evite reuniões desnecessárias

Se eu disser a você que em um período de mais de um ano e meio houve apenas quatro reuniões na Wenetus, você acreditaria? E, se acreditasse, acharia que isso não atrapalhou em nada o desenvolvimento da empresa?

Pois, desde que surgiu entre eu e meu sócio a idéia de formular a empresa, houve somente esses quatro encontros que podemos caracterizar como reuniões. Não propositadamente, definimos que era mais produtivo fazer as tarefas do que ficarmos nos reunindo para debatê-las.

Apesar disso, há clientes com quem me reúno várias e várias vezes durante um projeto, mesmo que em curto espaço de tempo. E, pelo menos no que se refere ao projeto em si (não estou falando aqui do relacionamento com o cliente), diria que 80% dessas reuniões poderiam ter sido eliminadas sem prejuízo para o produto final.

Reunião somente quando indispensável

Sempre que penso em fazer uma reunião, pergunto se o encontro é algo realmente indispensável, se é algo que valha a pena tirar os membros da equipe de suas atividades para conversar sobre algum assunto.

Na maior parte das vezes, a resposta é não, então substituo a reunião por um telefonema, um e-mail, ou uma rápida conversa com uma das pessoas diretamente envolvidas no assunto.

Com os clientes não é possível chegar a tanto, mas se eles soubessem que quando nos tiram do fluxo de trabalho para nos levar a uma reunião (que geralmente acaba por desperdiçar um turno inteiro de trabalho) estão na verdade adiando o projeto em lugar de colocá-lo para frente.

Só para ratificar minha opinião: reuniões devem ser feitas quando estritamente necessárias e não apenas pelo hábito de fazê-las. Se o assunto pode ser resolvido de maneira mais eficiente, como com um telefone, isso pode poupar o tempo de muita gente.