Você já recebeu - ou fez - algum pedido para fazer alguma tarefa “com urgência”? E, mesmo quando o solicitante sabe que não há tempo hábil para fazê-la, ele costuma colocar a culpa em você?

Quem solicita tudo “com urgência”, “pra ontem” ou “o mais rápido possível” em alta freqüência, provavelmente sofre de falta de planejamento ou assume compromissos com os quais não pode lidar.

Um gerente que vive solicitando tarefas urgentes pode estressar a equipe por fazer parecer que os membros não conseguem cumprir as ações, quando na verdade é o próprio gerente que não planeja bem os cronogramas.

Preste atenção nos seus pedidos aos outros. Se tudo que sai da sua caixa de entrada ou do seu telefone leva as palavra “urgente”, talvez esteja na hora de você começar a se planejar um pouco mais.

Ontem falei sobre o problema de ser remunerado com base no tempo e não no seu desempenho. Para muitos trabalhadores, se você dá o sangue pela empresa ou se passa metade do dia no YouTube e no MSN, o salário ao final do mês será o mesmo.

Pensando nisso, uma questão me veio à cabeça: quantas horas do seu dia você passa realmente trabalhando? Se você for como a maioria das pessoas, terá na ponta da língua a resposta: oito horas.

Mas será que isso é verdade? Dessas oito horas, quantos minutos são gastos fazendo o social com os colegas de trabalho? E checando seu e-mail pessoal ou os feeds? Quantos minutos no banheiro, no Orkut, no MSN ou comendo um lanchinho?

Não tenho dados estatísticos, mas talvez esses minutos que não são usados efetivamente trabalhando podem representar até metade daquelas tradicionais oito horas. Leia o texto completo

Se eu disser a você que em um período de mais de um ano e meio houve apenas quatro reuniões na Wenetus, você acreditaria? E, se acreditasse, acharia que isso não atrapalhou em nada o desenvolvimento da empresa?

Pois, desde que surgiu entre eu e meu sócio a idéia de formular a empresa, houve somente esses quatro encontros que podemos caracterizar como reuniões. Não propositadamente, definimos que era mais produtivo fazer as tarefas do que ficarmos nos reunindo para debatê-las.

Apesar disso, há clientes com quem me reúno várias e várias vezes durante um projeto, mesmo que em curto espaço de tempo. E, pelo menos no que se refere ao projeto em si (não estou falando aqui do relacionamento com o cliente), diria que 80% dessas reuniões poderiam ter sido eliminadas sem prejuízo para o produto final.

Reunião somente quando indispensável

Sempre que penso em fazer uma reunião, pergunto se o encontro é algo realmente indispensável, se é algo que valha a pena tirar os membros da equipe de suas atividades para conversar sobre algum assunto.

Na maior parte das vezes, a resposta é não, então substituo a reunião por um telefonema, um e-mail, ou uma rápida conversa com uma das pessoas diretamente envolvidas no assunto.

Com os clientes não é possível chegar a tanto, mas se eles soubessem que quando nos tiram do fluxo de trabalho para nos levar a uma reunião (que geralmente acaba por desperdiçar um turno inteiro de trabalho) estão na verdade adiando o projeto em lugar de colocá-lo para frente.

Só para ratificar minha opinião: reuniões devem ser feitas quando estritamente necessárias e não apenas pelo hábito de fazê-las. Se o assunto pode ser resolvido de maneira mais eficiente, como com um telefone, isso pode poupar o tempo de muita gente.