Revisão Semanal é a chave para a eficiência do GTD

Colocar tudo o que lhe vem à mente escrito em um sistema confiável e dividido em listas específicas de Próximas Ações, Projetos, Agenda, Algum dia/Talvez e Espera é o princípio básico do sistema Getting Things Done, de David Allen. Quem já leu o livro e fez a primeira “limpa” na sua mente e em todas as pendências que estavam desorganizadas sabe a sensação de bem-estar que isso proporciona.

O problema é que, depois dessa limpeza geral, tendemos a relaxar e voltar ao nosso estado natural de desorganização. Por isso, é importante seguir um ponto-chave para a eficiência da metodologia: a Revisão Semanal. Em outras palavras, a cada semana você deve fazer uma nova limpeza geral nas pendências e também verificar item a item as listas que você já tem pronta.

Como fazer a Revisão Semanal com eficiência

A sugestão de Allen é que a Revisão Semanal seja feita na sexta-feira à tarde, para você entrar no fim de semana já descansado e despreocupado por saber que as coisas a fazer na semana seguinte já estão organizadas (isso pressupondo que você não trabalha no fim de semana).

Quando eu trabalhava em emprego comum, não tinha condições de fazer a revisão na sexta à tarde. E não queria fazer à noite. Adotei, então, a manhã do domingo como horário-padrão. Depois que abri a Wenetus, passei a fazer na sexta à tarde. Como quase sempre trabalho um pouco no fim de semana, não fez tanta diferença.

Geralmente gasto cerca de uma hora fazendo a revisão. Além dos meus projetos pessoais, reviso também todas as tarefas dos projetos que gerencio na empresa. Basicamente o que faço é tirar tudo o que guardei durante a semana na caixa de entrada física e vou registrando as ações advindas da papelada no Remember The Milk, que é o sistema que utilizo.

Depois vou em cada lista do Remember e repasso item a item. Curioso que nesses momentos - principalmente quando estou revendo a lista de Próximas Ações - acabo fazendo muitas das coisas que estão lá listadas, até para diminuir um pouco a lista.

Nos primeiros meses, quando as listas eram enormes, eu perdia mais tempo. Atualmente a maior das listas tem 37 tarefas, então já não gasto mais tanto tempo. Falo “gastar” por força de expressão, mas na verdade esse é um tempo investido que me faz poupar vários minutos durante a semana, ou seja, é um investimento bastante válido. Por isso, nunca deixe a Revisão Semanal para a semana seguinte.