Integrando o Remember The Milk à metodologia GTD (Getting Things Done)
Publicado em 4.12.2006 na categoria GTD
À medida em que fui lendo o livro Getting Things Done (confira a resenha) fui imaginando uma maneira de aplicar aquela metodologia sem destruir toda a floresta amazônica para comprar a quantidade de papéis e pastas que o autor David Allen recomenda.
Procurei algumas ferramentas on-line para aplicar a ferramenta, já que não tenho PDA e passo boa parte do dia ou no computador da empresa ou no de casa.
Nas primeiras pesquisas, observei o GTD GMail, uma extensão do Firefox que prometia integrar à metodologia ao famoso webmail do Google. No entanto, diversos avisos de que a extensão não era recomendada e podia acabar com seu GMail me fizeram logo desistir.
Outras opções como o Neptune ou o NextAction testei rapidamente, mas não caíram no meu gosto. Aparentemente teremos no futuro uma boa ferramenta - o Propel’r - mas como ele ainda está fechado, decidi continuar a usar meu antigo gerenciador de tarefas, o Remember The Milk.
Utilizando o Remember The Milk
Já falei do Remember The Milk em outro post, mas agora pretendo explicar um pouco como integrá-lo à metodologia Getting Things Done.
Uma coincidência entre o sistema e a metodologia é que ambos possuem uma Caixa de Entrada onde podemos jogar todas as pendências que nos aparecem antes de processá-las e organizá-las. Para inserir tarefas na Caixa de Entrada do Remember The Milk, aliás, nem é preciso entrar no sistema, basta enviar um e-mail para o endereço que você recebe ao fazer a conta.
Na hora de processar os itens da caixa, o grande segredo é usar corretamente as tags do Remember. Com isso, você pode criar as poucas listas recomendadas pelo David Allen (Próximas Ações, Projetos, Algum dia/Talvez, Referência, Espera e Calendário) e mesmo assim conseguir classificar suas tarefas com a variedade que quiser, inclusive aplicando várias tags a uma mesma tarefa (mais ou menos o que o autor sugere fazer com os post-its nos papéis).
Usando as tags corretamente, basta depois saber utilizar bem o sistema de busca do Remember para localizar as tarefas e fazer as chamadas Smart Lists dependendo do contexto em que você se encontra na hora (em casa, no escritório, ao telefone etc.).
Outras vantagens
Uma grande vantagem para quem tem o Remember The Milk é poder acessar pelo celular ou PDA uma versão específica (http://m.rememberthemilk.com) para dispositivos móveis, semelhante à disponibilizada pelo Google para o GMail.
O fato de não ter um calendário no modelo tradicional também deixou de ser problema há pouco tempo, quando eles lançaram uma aplicação que integra o Remember ao Google Calendar. Existe outra também para colocar na página inicial personalizada do Google.
A capacidade de organizar as tarefas por prioridade também é importante quando você acha que a ordenação alfabética dentro das listas não é suficiente. Outro ponto vantajoso é o fato de você poder publicar e compartilhar as listas com outras pessoas, assinando o RSS para fazer o acompanhamento.
Por fim, a vaquinha amiga está sempre atenta para lembrar quais tarefas estão a vencer, seja no MSN, no Skype, no GTalk, ICQ, Yahoo! Messenger e até mesmo no seu celular, via SMS.
vamos lá…
continuar minha incessante luta em busca de uma ferramenta/metodologia que me faça produzir o tanto que acho que posso… (acho que se eu parasse de usar o msn iria fazer bem mais efeito…mas…vamos lá!)
Olá Walmar,
Sou usuário da Vaquinha também, mas não para praticar GTD.
Quais são as listas fixas que vc mantém? Digo isto porque as tarefas terão que sair da caixa de entrada… Imagino que vc esteja usando:
- uma para “projetos” (in GTD terms),
- outra para @Algum_Dia/Talvez
- As listas por Contextos criadas a partir de Smartlists
E como você tá fazendo a ligação entre projetos e próximas ações? Intuitivamente?
Enoch,
Mantenho, além da Caixa de Entrada, as listas Projetos, Próximas Ações, Espera, Algum dia/Talvez, Calendário e Referência.
Em cada item de Projeto eu utilizo o campo Notas para desmembrá-lo em diversas ações. A que for a próxima vai para a lista de próximas ações. A ligação é feita por meio de tags padronizadas, por exemplo: projetos-monografia.
As tags também utilizo com os contextos, para criar as smartlists, como pessoal, trabalho, pós-graduação etc.
Olá Walmar,
Gostei bastante dos recursos do RTM mas não achei ele não agradável quando o TaDaList. As abas ficam amontoadas em cima “dificultando” sua localização. Sabe se tem alguma maneira de organizar isso melhor?
Mas parece que pelos recursos vale o esforço. Vou tentar me organizar nele.
Walmar, o RTM possui uma forma de adicionar outros usuários e delegar tarefas à eles? Utilizo o updatelog na minha empresa, mas gostei das possibilidades de organização do RTM. Mas se for uma ferramenta que só eu utiliza e não puder compartilhar as tarefas não tem muito sentido para mim.
Oi Rafael,
Sim, você pode compartilhar as tarefas. Basta que cada usuário tenha sua conta no Remember The Milk.
Walmar, eu também utilizo o RTM para fazer GTD. No entanto utilizo as tags para fazer tudo: contextos (read, write, go, do, call, pc), para categorias (office, home) e para arquivamento (ref, maybe, project). Não separo por listas. Prefiro clicar na nuvem de tags para encontrar rápidamente o que desejo explorar. O que acha desta divisão?
Olá Antônio,
A flexibilidade tanto do GTD quanto do Remember The Milk possiblita fazer isso. No meu caso, eu preferi colocar as listas como listas mesmo do GTD e as tags para marcar os contextos. Só que como quando você clica numa tag ela te gera uma lista, também não é problema do jeito que você implementou.
Walmar,
Seria possível você postar algumas telas, com exemplos do seu uso do RTM?
Gostaria de saber onde você define aspectos como objetivo e resultado dos seus projetos. Você usa as Notas para isso também? Pelo que li nos comentários você também as utiliza para as Next Actions de um projeto. Por falar nisso, acabei não entendendo como você faz para transferir uma nota de um projeto para a smartlist de Next Actions.
De qualquer forma, parabéns pelo seu relato.
Abraços,
Murillo,
Essas telas são muito particulares, por isso não posto aqui.
Na lista de Projetos, eu quebro eles em uma lista tarefas menores organizada na parte de Notas do Projeto. Daí pego a próxima e transfiro para a lista Próximas Ações (copio o texto e crio uma nova tarefa lá).
A lista Próximas Ações não é uma smart list, é uma lista comum. As smart lists resultam de buscas unindo listas com tags.
Por exemplo, se eu quero todas as Próximas Ações marcadas com a tag telefone. Aí eu tenho uma smart list de Próximas ao telefone.
Ainda tem usado o rememberthemilk? Pergunto isso porque comecei a usar a ferramenta nessa semana e ainda estou estudando todas as possibilidades. Não entendi como funciona a integração com o Google Calendar.
Rogério,
Tenho usado sim, cada vez mais. A integração dele com o Calendar é fraquinha. Simplesmente aparece um marcador em cada dia e, quando você clica no marcador, aparece a lista de coisas que vencem naquele dia no Remember The Milk.
Mas eu uso ele por si só, tenho uma lista chamada Calendário (seguindo GTD). Vou até fazer um post em breve sobre “até onde ir com o Remember The Milk”