Não deve ser novidade para ninguém que acompanha este blog que utilizo os princípios da metodologia GTD (Getting Things Done) para organizar minhas tarefas. Se você não sabe o que é GTD, leia o post do Fator W apresentando o assunto e depois siga neste post.
Não sigo a metodologia à risca, utilizo apenas o que se mostrou funcional no meu dia-a-dia. Os grandes princípios que adoto são, principalmente:
- Anotar tudo fora da cabeça
- Desmembrar grandes projetos em pequenos passos
- Manter listas organizadas com essas anotações e passos
- Fazer a revisão semanal
Para tanto, tive que adotar um sistema que me ajudasse com essa organização. Já testei diversos, inclusive papel e caneta. Nenhum deles, entretanto, conseguiu superar o software gratuito, com versão em português e baseado na web chamado Remember The Milk. Não falarei aqui das funcionalidades do Remember, pois já fiz em outro post.
O que quero explicar é apenas como a “vaquinha” está configurada atualmente, depois de tanto uso e idas e vindas. Primeiramente, as listas:
- Caixa de Entrada
- Próximas Ações
- Calendário
- Espera
- Algum dia/Talvez
- Lembretes
- Ideias
- Calendário sem rotina
Quem conhece bem o GTD deve ter sentido falta aí de uma lista fundamental: Projetos. Não mantenho uma lista de projetos porque o Remember The Milk é baseado para tarefas: cada item ali é uma tarefa. Como um projeto nada mais é do que uma sequência de tarefas, não achei que seria bom manter a lista Projetos.
O que faço é colocar no início de cada tarefa o nome do projeto à qual ela está vinculada, no caso de não ser uma tarefa avulsa. Por exemplo: [Fator W] Atualizar a versão do plugin cforms no WordPress.
Configuro o Remember para ordenar as listas por nome, então todas as tarefas que são do mesmo projeto ficam juntas na lista. Já utilizei também as tags para identificar os projetos, assim quando clico em uma tag ele mostra apenas as tarefas relativas àquele projeto.
As tags também me ajudaram a separar a lista Calendário entre hábitos e eventos. Hábitos são aquelas tarefas de rotina, como ir à academia. Já os eventos são itens que devem ser feitos naquele dia ou nunca mais, como “ir ao dentista às 15h”.
Coloco tudo na lista calendário, mas os hábitos eu marco com a tag rotina. Depois, fiz uma busca que localiza toda a lista Calendário, exceto as tarefas que possuem a tag rotina. O resultado é uma smart list que salvei para mostrar sempre as tarefas do Calendário que não possuem a tag rotina.
Se eu pudesse melhorar algo no Remember The Milk seria a possibilidade de ver as tarefas que possuem data em um formato de calendário mesmo (a integração com o Google Calendar não é tão boa) e também de saber quais as tarefas de rotina que deixei de cumprir (formando um log como o existente no Joe Goals).
Suporte
Como fazer para manter as listas atualizadas? O primeiro passo é não se tornar paranóico com isso. Simplesmente anoto tudo o que acho importante, mas se algo passsa não é nenhum fim do mundo.
Durante algum tempo usei o gravador de voz do celular para tomar notas quando lembrava de algo. Agora tenho feito menos isso. O Remember The Milk tem uma versão mobile (http://m.rememberthemilk.com) que traz só o essencial.
Há alguns meses adquiri um smartphone (acabei escolhendo o HTC Touch Diamond) e através dele – quando estou longe do PC – consigo inserir diretamente no Remember (quando há conexão disponível) as tarefas que aparecem ou das quais me lembro.
No Fator W: MFP #01: GTD, Remember The Milk e suportes:
Compre o livro no Submarino Não deve ser nov.. http://tinyurl.com/chgz5n
Olá Walmar.
Outra coisa interessante do Remember the Milk é poder postar as tarefas enviando um e-mail. Uso bastante isso.
As tarefas vão para o inbox e fica fácil passar por elas rapidamente para organizá-las.
Não consegui usar o calendário da forma que o GTD manda. Acabei usando o Google Calendar, atualizado com meu Outlook.
Com isso, desenvolvi um pequeno aplicativo que junta meu calendário dos próximos dias (usando a API do Google Calendar) e as tarefas por contexto (Smart Lists do Remember the Milk).
Walmar,
Eu também estou adaptado ao uso do Remember. Gosto muito da ferramenta e passei a utilizar depois da leitura do livro e da sequência de posts que você falando sobre a sua utilização.
A Arte de fazer acontecer #GTD, Remember The Milk http://is.gd/vvV7
A Arte de fazer acontecer #GTD, Remember The Milk http://is.gd/vvV7
MFP #01: GTD, Remember The Milk e suportes http://tinyurl.com/chgz5n
Excelente Post Walmar.
Comprei o livro graças a sua indicação, e estou começando a adotar a metodologia GTD. Estou tendo algumas dificuldades, mas aos poucos vou me adaptando.
Grande Abraço
MFP #01: GTD, Remember The Milk e suportes http://tinyurl.com/chgz5n
Muito bom o post! Convido para visitar o blog da Compujob – http://www.compujob.com.br/lounge – que também sempre traz novidades sobre tecnologia, cultura e informação.
O post do @walmarandrade me ajudou a relembrar alguns pontos importantes sobre o #gtd … recomendo! http://tinyurl.com/chgz5n
O post do @walmarandrade me ajudou a relembrar alguns pontos importantes sobre o #gtd … recomendo! http://tinyurl.com/chgz5n
Utilizo o Remember the Milk no Gmail, fica muito fácil gerenciar as tarefas, já que passo boa parte do dia com a janela do Gmail aberta.
Vale a pena utilizar este recurso, que pode ser incluído em Settings > Gadgets. Daí basta incluir o link abaixo:
http://www.rememberthemilk.com/services/modules/gmail/rtm.xml
Abraços,
Já viu o Things pra Iphone (e Mac)?
É perfeito, comprei ele e logo depois o livro GTD. Minha vida mudou, viciei na metodologia e no aplicativo (que quando digo que é perfeito não exagero).
Muito bom esse texto, muitas vezes deixamos de fazer algo que seria interessante por não anotarmos, vou começar a utilizar isso no meu dia-a-dia. E depois de terminar de lei o livro do Steve Jobs, vou comprar essa indicação sua.
Parabens!
Ficou muito bom este texto.
A pasta Referência também não está na sua configuração. Você preferiu separá-la em Lembretes e Ideias?
Parabéns pelos posts, sou usuário do RTM e estou terminando de ler o livro de GTD, aos poucos vou adaptando tudo à metodologia :)
A maneira mais facil de inserir tarefas no RTM pelo celular, pra mim, é enviando um e-mail para a caixa de entrada do meu RTM. Muito simples!
Tenho um Nokia E71.