E-mail se resolve na hora
Publicado em 26.11.2007 na categoria Produtividade
Reflita por um instante: é mais fácil decidir o que fazer com um único e-mail, no momento em que ele é lido, ou esperar acumular um monte de mensagens na caixa de entrada para depois lidar com ela?
O e-mail é, no meu ponto de vista, a mais eficiente ferramenta de comunicação da atualidade. Sou do tipo que prefere resolver algo por e-mail do que em conversa telefônica. Acho mais [BP]claro[/BP], mais “registrável”, mais barato e mais conveniente.
O problema é que, pelo fato de o e-mail ser tão simples, nós acabamos tendo que lidar com toneladas de mensagens diariamente. Como fazer, então, para cuidar dos e-mails com produtividade?
Decida o que fazer na hora
A caixa de entrada tem esse nome por ser o local a que as mensagens deveriam apenas chegar. Quem mora em casas sabe que a caixinha de correios serve apenas para o carteiro deixar as correspondências lá. Você não confere as cartas e bota elas de volta na caixinha até ela ficar entupida.
Com os e-mails o processo deveria ser semelhante. Como sou adepto da metodologia Getting Things Done, respondo na hora todas as mensagens que levarei menos de dois minutos para escrever. A lógica é mais ou menos a seguinte:
Se a resposta for exigir mais que dois minutos, separo as mensagens entre próximas ações e calendário (aquelas em que terei um dia específico para responder). Como os filtros são revisados semanalmente, as mensagens não correm o risco de serem esquecidas.
Se outra pessoa puder responder melhor que eu, simplesmente encaminho a mensagem. Se eu não for fazer nada com a mensagem, arquivo-a e sigo em frente.
Mantenho dois endereços de e-mail, um pessoal e um da Wenetus. No pessoal, assino diversas listas de discussão. Todas elas possuem regras para receberem um label assim que chegam à caixa de entrada. Assim, só preciso revisar os filtros e ler as mensagens cujos assuntos me interessam. As demais são arquivadas.
Trabalho da mesma forma, aplicando um pouco da GTD, e não divulgo meu telefone, preferindo um primeiro contato por e-mail… Gostei muito da comparação com uma caixa de correio física, parabéns.
Abraço
Alê Monteiro
Com certeza sou a favor dos emails, eles não “atrapalham” como uma ligação. Mais acredito que uma ligação seja mais rápida para resolver problemas, os emails necessitam de um certo tempo para enviar.
Mais tem um grande lado positivo, pois fica tudo registrado de uma forma ou de outra, e ligações não! O velho ditado “no fio do bigode”! rsrs..
Abraços,
Também sou fã dos e-mails e trabalho meu outlook de uma forma bastante organizada e rápida.
Mas, assim como o Allan, em muitos casos prefiro uma conversa telefônica. Ganho tempo e soluciono de uma maneira mais eficaz os possíveis ruídos que às vezes acontecem nos e-mails.
Muitas vezes a conversa via telefone é indispensável. Principalmente em situações críticas, exatamente por contar com o “ao vivo”. Mas o e-mail, quando bem usado, é sim a melhor ferramenta de comunicação existente.
Na verdade isso é costume de quem não gosta de se relacionar muito com as pessoas diretamente.
Quase todo profissional que lida com web é assim, bem TÍPICO.
Aqui no trabalho tem pessoas que só conversam direito com você pelo email/messenger … e outras que tem que se relacionar mesmo.
Mas nunca dispenso uma boa conversa falada, deixar “vivo” o velho costume da comunicação falada do que a escrita.
:)