Abandonando de vez o modo multitarefa
Publicado em 15.02.2008 na categoria Produtividade
Há algum tempo - não muito - eu me considerava esperto por conseguir fazer mil coisas ao mesmo tempo. Podia codificar um site enquanto falava com meu sócio no instant messenger e enquanto ouvia música e enquanto olhava se chegava e-mail novo e enquanto comia.
De um mês para cá, inspirado no post How NOT to Multitask, tentei testar uma abordagem diferenciada e adotar forçosamente um modo monotarefa. Os resultados, para mim, foram surpreendentes e absolutamente definitivos.
Agora faço apenas uma coisa de cada vez e consigo fazer mais coisas e de uma maneira melhor. Desliguei o messenger, os avisos de chegada de e-mail e deixo abertos no computador exclusivamente os programas nos quais estou trabalhando.
Se algo interrompe o trabalho (por exemplo, o telefone que toca) eu simplesmente paro o trabalho e atendo o telefone, dando total atenção ao atendimento. Não faço mais como fazia de ficar com o telefone pendurado no ombro e continuar digitando com as mãos, o que resultava em um atendimento ruim no telefone e um código mal escrito no computador.
O resultado é um ritmo de trabalho muito mais tranqüilo, dias menos estressantes e uma sensível melhora na qualidade do que estou fazendo.
Sugiro que você leia o post no Zen Habits e implemente isso na sua vida o quanto antes. Se eu pudesse recomendar apenas uma coisa em prol da produtividade, seria essa. Quanto maior for o seu foco no que estiver fazendo, melhor para o seu trabalho e para a sua própria sanidade.
Eu estou fazendo isso.
Por sorte temos uma funcionária de atendimento ao cliente, então centralizei TUDO nela, no fim do dia ela me passa as pequenas tarefas que eu recebia durante o dia e quebrava meu ritmo de trabalho.
E-mail vejo umas 4 vezes ao dia e não dou mais telefone celular para clientes, pois muitas vezes ele confunde a empresa com freelancer e acabam me ligando para pedir as coisas ao invés de ligar na empresa.
Criei cronogramas de horários e sou avisado pela vaquinha e estou seguindo ao máximo.
E fazer uma coisa de cada vez é a melhor coisa, tinha mania de fazer várias coisas juntas também, mas sempre por falta de atenção esquecia algo, demorava mais ou saia mal executado.
Resultado de todas essas mudanças? Nivel de stresse menor, melhor produtividade e mais tmepo para leitura, jogar video game, ir ao inglês, dormir, entre outras coisas :)
Também tenho colocado em prática isso. Quando começo um job, fecho o g-mail e todas as páginas de notícias que estava lendo antes de começar.
Dessa forma você mantem a concentração muito maior naquilo que está fazendo e aumenta consideravelmente a qualidade na entrega final.
Temos que nos atentar para as coisas que nos disperçam durante o dia. O melhor mesmo é darmos total atenção aquilo que estamos fazendo.
Comecei a fazer isso também, conversando com meu sócio aí em cima (Alexandre Formagio) vi que um cronograma é muito importante hoje em dia, ele vivia me falando as coisas que começou a fazer durante o dia e eu perguntei “Poxa como vc consegue fazer tudo isso num dia só? Eu nunca consigo!” Foi quando ele me deu algumas dicas como essa que você acabou de dar.
Muito bom mesmo, o dia rende bem mais.
Abraços
Esse negócio de querer ser multi-tarefa me custou noites e noites de insônia. Ter hora para fazer as coisas (um cronograma) e fazer uma de cada vez evita manicômio.
Pois é, vocês chegaram a uma conclusão que eu ainda não consegui. Tenho 2 monitores na minha frente e pelo menos 10 tarefas simultâneas em cada sendo que estou com o navegador com umas 10 abas também. Parece uma loucura, concordo. Vou praticar isso agora.
Depende do contexto.
Em muitas ocasiões o resultado prático de ter várias tarefas ou problemas resolvidos simultâneamente (mesmo com queda de qualidade) supera, em muito, o que seria obtido com a qualidade do trabalho sequencial no estilo “uma tarefa por vez”.
A velocidade do dia-a-dia e a necessidade de mais tarefas cumpridas em menos tempo, fez surgir no mundo empresarial conceitos interessantes dos quais destaco 2 (ambos aludindo a questão qualidade x velocidade):
Um deles é a intuição empresarial; A capacidade (e a necessidade) de tomar decisões corretas, mesmo com dados incompletos. Em muitos casos a busca da qualidade, faz com que decisões sejam tomadas quando não são mais necessária. Neste caso o fator tempo supera o fator qualidade.
Outro é a delegação. Delegar a outro uma tarefa, normalmente resulta num trabalho pior do que o que vc faria. Porém dá ao outro a oportunidade de aprender e (mais importante neste comentário), lhe dá a oportunidade de executar outras e novas tarefas.
Peter Drucker tinha uma definição genial para a eficiência e para eficácia, que se enquadra perfeitamente neste caso:
—
“Eficiência significa fazer bem-feito.
Eficácia significa fazer o que precisa ser feito.”
—
Algumas pessoas fazem muito bem-feito, aquilo que não precisa ser feito.
E vc? Prefere fazer bem-feito ou fazer o que precisa ser feito?
Abs
A única ressalva que faço, com relação à fazer somente uma tarefa é: recomendo ouvir uma boa música, de preferencia usando fones de ouvido e com volume dentro do aceitável.’