A difícil arte de lidar com os e-mails

O e-mail é a mais valiosa contribuição para a comunicação desde a invenção do telefone. Sua grande virtude - a facilidade e o não-custo de enviar uma mensagem para qualquer lugar do mundo - no entanto é também a sua maior fraqueza. Isso porque justamente por ser tão fácil e barato mandar um e-mail, as pessoas acabam abusando da ferramenta e, se não tomarmos cuidado, podemos ser engolidos por uma avalanche de mensagens.

Quando comecei a usar um medidor do tempo que gasto em cada programa e site no computador, observei que grande parte do tempo estava em ler e responder e-mails. Mais do que nas atividades produtivas propriamente ditas.

Desde então comecei a adotar uma técnica diferente para lidar com os e-mails, baseada em algumas regras simples:

• Checar o e-mail apenas quatro vezes ao dia, em horários pré-determinados
• Em cada uma dessas checagens, ler todos os e-mails e decidir o que fazer com eles (responder, arquivar, delegar ou criar uma ação respectiva)
• Manter a Caixa de Entrada vazia
• Criar filtros e respostas automáticas para e-mails que exijam isso

Produtividade com os e-mails

Antes quando eu ficava sempre com o mailer aberto, cada mensagem que chegava era uma interrupção do que eu estava fazendo, mesmo que pequena. Uma nova mensagem fica ali, clamando para ser lida, dispersando sua atenção da atividade que está fazendo e tirando um pouco daquilo que é mais importante em termos de produtividade: foco.

Quando desliguei os notificadores, a situação melhorou. Somente quando determinei horários para a checagem dos e-mails (no começo e no final da manhã, no começo e no final da tarde) foi que finalmente consegui domar a avalanche de mensagens e passar a me concentrar no trabalho em si e não apenas em responder e-mails.

Você pode perguntar: e se tiver alguma mensagem urgente por lá? Neste caso, a pessoa que está enviando o e-mail está fazendo uso errado da ferramenta. O e-mail não pode ser para uma ação de extrema urgência, que precisa ser feita naquele exato momento. Para isso existe o telefone. Você não pode contar que a pessoa estará checando os e-mails a cada minuto, pronta para atender a sua solicitação.

Uma outra diferença essencial é que, agora, quando checo a caixa de entrada, leio todos os e-mails, do mais antigo ao mais recente. E para todas as mensagens tomo uma ação, baseada na metodologia GTD: respondo, arquivo, delego, coloco nas próximas ações etc.

Assim, fico com a Caixa de Entrada sempre vazia e as listas de coisas a fazer sempre atualizadas. O ganho maior, entretanto, é que quando estou nas atividades produtivas posso me concentrar exclusivamente nelas (exceto quando o telefone toca), o que me dá um ganho enorme de tempo.

No começo, por lidar com atendimento a clientes, cheguei a duvidar que essa técnica pudesse funcionar no meu caso. Se você também está pensando assim, não custa nada experimentar.