Do RFP ao contrato, quatro meses se passaram para que efetivamente se iniciasse o projeto de construção do website do Café Colombo. Agora que está tudo ok, bate aquela ansiedade de começar logo a pôr a mão na massa. Antes de tudo, entretanto, é preciso um pouco de organização.

Agora estamos contratados e fomos pagos para realizar um serviço profissional. Mais do que isso, fizemos o cálculo do valor em cima de uma estimativa de horas a partir de uma metodologia. Tudo o que não podemos fazer é deixar que a falta de organização acabe prejudicando os procedimentos, a qualidade e o prazo de entrega do projeto.

O primeiro ponto a se verificar é a questão da organização interna. Criei uma pasta Café Colombo na minha máquina e, dentro dela, separei uma para os documentos iniciais (proposta, contrato etc.) e criei uma nova para o diagnóstico, primeira fase da metodologia definida.

Pode parecer besteira, mas quando os arquivos começarem a se multiplicar, é importante ter todos em um lugar certo, evitando o desperdício de tempo a procura de arquivos perdidos pelo disco rígido. Tempo é o bem mais precioso do freela.

Gerenciamento de projetos

Organizado internamente, é preciso partir para uma maneira de organizar o projeto como um todo. Isso pode ser feito através de um documento ou planilha, mas existem softwares específicos para a tarefa, sendo o mais conhecido e completo o Microsoft Project. No caso do Café Colombo, entretanto, estou usando o Basecamp, que é baseado na web e gratuito.

Infelizmente a versão gratuita do Basecamp, apesar de excelente para gerenciar um projeto único, tem algumas restrições. A que mais me incomoda é a impossibilidade de preencher time sheet, impedindo que eu controle o tempo gasto no freela.

Para superar isso, criei uma conta no Toggl, mais uma dessas maravilhosas ferramentas gratuitas da web 2.0. Através dele, consigo fazer o gerenciamento do tempo e, no final do projeto, saberei se a estimativa de tempo (e conseqüentemente de orçamento) que fiz estava correta, subestimada ou superestimada.

A questão de organização é algo bem pessoal, mas é imprescindível. Cuide sempre da qualidade, do tempo e dos custos. Minha dica é fazer do jeito que for melhor para você, lembrando que o objetivo da organização é otimizar o tempo e não burocratizar o processo.

Com tudo organizado, pude partir para a primeira reunião de trabalho e este é o assunto do próximo capítulo.