Evite reuniões desnecessárias
Publicado em 19.02.2008 na categoria Produtividade
Se eu disser a você que em um período de mais de um ano e meio houve apenas quatro reuniões na Wenetus, você acreditaria? E, se acreditasse, acharia que isso não atrapalhou em nada o desenvolvimento da empresa?
Pois, desde que surgiu entre eu e meu sócio a idéia de formular a empresa, houve somente esses quatro encontros que podemos caracterizar como reuniões. Não propositadamente, definimos que era mais produtivo fazer as tarefas do que ficarmos nos reunindo para debatê-las.
Apesar disso, há clientes com quem me reúno várias e várias vezes durante um projeto, mesmo que em curto espaço de tempo. E, pelo menos no que se refere ao projeto em si (não estou falando aqui do relacionamento com o cliente), diria que 80% dessas reuniões poderiam ter sido eliminadas sem prejuízo para o produto final.
Reunião somente quando indispensável
Sempre que penso em fazer uma reunião, pergunto se o encontro é algo realmente indispensável, se é algo que valha a pena tirar os membros da equipe de suas atividades para conversar sobre algum assunto.
Na maior parte das vezes, a resposta é não, então substituo a reunião por um telefonema, um e-mail, ou uma rápida conversa com uma das pessoas diretamente envolvidas no assunto.
Com os clientes não é possível chegar a tanto, mas se eles soubessem que quando nos tiram do fluxo de trabalho para nos levar a uma reunião (que geralmente acaba por desperdiçar um turno inteiro de trabalho) estão na verdade adiando o projeto em lugar de colocá-lo para frente.
Só para ratificar minha opinião: reuniões devem ser feitas quando estritamente necessárias e não apenas pelo hábito de fazê-las. Se o assunto pode ser resolvido de maneira mais eficiente, como com um telefone, isso pode poupar o tempo de muita gente.
Concordo plenamento. Na Infinito fizemos isto também, diminuimos muito as reuniões e vamos cortar algumas mais.
Algumas iamos para ter uma reunião de 10 minutos, sendo que o cliente ficava 50 minutos no celular, batendo papo e etc, ou seja, nós perdemos umas 3 horas (2 para ir e voltar), mais 1 de reunão (sendo que na real só durou 10 minutos). Sendo que tudo poderia ter sido facilmente passado por telefone.
Pessoal acha que o “tempo é dinheiro”, é brincadeira as vezes…rs
Walmar, reuniões presenciais podem na maioria das vezes ser substituídas por reuniões online, telefonemas ou mesmo conferências (apesar do aspecto presencial de uma reunião envolver muito outros aspectos importantes além da troca de informações referentes ao tema da reunião).
Quanto a frequência, penso que reuniões em excesso sejam prejudiciais, porém uma rotina de reuniões regulares (no tempo que achar mais conveniente) são fundamentais para se manter a unidade da empresa.
Aliás o que é uma empresa? Se a Wenetus mudar seus funcionários, ela deixa de ser a Wenetus? Não. Se ela trocar de endereço, deixa de ser a Wenetus? Também não. E se trocar de equipamentos? Não, é claro. A Wenetus continuará a ser a Wenetus independente destes fatores.
Mas se uma empresa não é seu endereço, não é seus funcionários e não é seus equipamentos, o que é uma empresa? Uma empresa é uma “conversa”, um “conceito”, estabelecido pelo seu fundador e que se perpetua através do tempo. É aquele conjunto de regras, condutas e formas de agir que não está escrito em lugar nenhum, mas que todo mundo sabe. Que circula pelos corredores moldando o pensamentos geral de quem está lá dentro.
É a cultura empresarial.
E este conceito invisível (visível) só é possível através da interação regular entre os membros da empresa. Através da atualização do que foi feito, do que se fará e porquê. E as reuniões regulares, servem também para isso, para se equalizar o pensamento geral e mantê-lo alinhado ao rumo da empresa.
Abs
Existem empresas que tem a capacidade de marcar uma reunião só para acertar a data e os detalhes da próxima reunião.
Deixando um pouco a brincadeira de lado, acho necessário fazer uma reunião apenas quando precisamos apresentar algo concreto para o cliente para que possa explicar todo o conceito que foi pensando e como foi executavo uma etapa do projeto.
Costumo fazer em média de 3 a 4 reuniões com o cliente, pois acho necessário apresentar as etapas envolvidas no projeto.
Coisas mais simples podem ser resolvidas em alguns telefonemas e e-mails bem escritos.
As vezes podemos achar que, teoricamente, uma reunião seja “inútil”.
Mas há de se questionar a convivência humana. O código de expressões humanas, que transmite a informação mais facilmente ao vivo.
Minha opinião é de que, sempre que possível, devemos ter um contato humano com o cliente, mas dentro dos limites, e pelo menos uma vez com cada cliente.
realmente na Infinito tivemos muitos problemas com relação a isso, mas hoje em dia ja estamos mais “espertos” com tudo isso, não tinhamos dia nem hor´´ario pra marcar reuniões, sempre ficava a critério do cliente, ouseja, era uma bagunça, tivemos uma semana que foram marcadas uma reunião por dia, ou seja, ficamos uma semana sem produzir nada na empresa…rs
Mas uma coisa é certa, a gente aprende muito com os erros..
Abraços
Discordo quando você diz:
“Com os clientes não é possível chegar a tanto, mas se eles soubessem que quando nos tiram do fluxo de trabalho para nos levar a uma reunião (que geralmente acaba por desperdiçar um turno inteiro de trabalho) estão na verdade adiando o projeto em lugar de colocá-lo para frente.”
Na minha opinião a reunião com o cliente deve estar prevista e não podemos nunca adiar o projeto em função dela.
Muitas vezes a reunião serve justamente para tocar o projeto pra frente.
Se a contratante chama para uma reunião que não estava prevista, isso é um problema da contratada.
Nos meus contratos eu coloco o número de reuniões necessárias e o tempo previsto entre elas.
Entendi o espírito do post, a presença da palavra “desnecessárias” no título é fundamental. Mas a pergunta é: Quando uma reunião é desnecessária?
Acho que existem diversos outros fatores não contemplados aqui, que vão além da simples troca de informação.
Às vezes uma reunião passa segurança para o cliente. Às vezes é uma reunião estratégica para a venda de novas idéias, mesmo que o escopo seja apenas de troca de informação.
Na verdade a reunião é uma excelente ferramenta de marketing que não podemos desperdiçar.
Abraços