Administração do tempo versus GTD

A metodologia Getting Things Done põe por terra um dos pilares tradicionais da administração do tempo: a lista de coisas a fazer no dia.

O planejamento do tempo tradicional recomenda que a pessoa faça logo cedo uma lista das coisas a fazer durante o dia e, à noite, verificar o que conseguiu ser feito e transferir o que não foi realizado para o dia seguinte.

O problema dessa idéia é que se obrigar a fazer uma lista de coisas em um dia pode ser frustrante ou por ter tarefas demais para pouco tempo ou por chegar ao fim do dia com muita a coisa ainda a ser feita.

Gerencie sua mente, não o seu tempo

O título acima é de um segundo livro do David Allen, criador do GTD, que afirma que por mais que você tente administrar seu tempo, o dia continuará tendo apenas 24 horas.

A metodologia GTD determina que você só coloque na lista de coisas a fazer no dia (que seria a lista Calendário) aquilo que só pode ser feito naquele dia. Por exemplo: uma consulta médica marcada para a terça-feira deve estar na lista de coisas a fazer na terça-feira.

E as demais pendências? Se forem pendências que se resolvam com apenas uma ação, esta deve estar presente na lista de Próximas Ações. Se forem pendências que necessitem de uma série de ações, deve estar na lista Projetos. Os projetos devem ser desmembrados em ações e a primeira a ser tomada fica na lista de Próximas Ações.

O que a pessoa tem a fazer é checar sua lista Calendário para ver o que realmente tem que ser feito naquele dia (e não o que você gostaria de fazer naquele dia) e abrir a lista de Próximas Ações para começar a dar baixa nas pendências, uma de cada vez.